Begrüßung von Mitarbeitenden und Besuchern bei deren Ankunft

Begrüßung der Besucher am Empfang, Weiterleitung und Ankündigung nach Bedarf

Sicherstellen, dass der Empfangsbereich, die Konferenzräume und die Küche ordentlich und präsentabel sind und dass alle notwendigen Büromaterialien (z. B. Stifte, Formulare und Broschüren) vorhanden sind

Sicherstellung, dass alle erforderlichen Formulare für Kunden und Besucher ausgefüllt werden

Weitergabe von Anweisungen und relevanten Informationen an Mitarbeitende und Besucher, um einen freundlichen und effizienten Service zu gewährleisten

Beantwortung von Fragen, Bearbeitung von Beschwerden sowie Bereitstellung grundlegender und genauer Informationen persönlich, telefonisch oder per E-Mail

Koordination der Aktivitäten am Empfang

Koordination der Parkplätze

Entgegennahme, Weiterleitung und Vermittlung eingehender Telefonate

Empfang, Sortierung, Zentralisierung und Weiterleitung eingehender Nachrichten von internen und externen Ansprechpartnern an die zuständigen Kontakte

Annahme und Verteilung von Briefen, Paketen usw.

Aufrechterhaltung der Bürosicherheit durch Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und Kontrolle des Zutritts über den Empfang (Überwachung des Besucherbuchs, Ausgabe von Besucherausweisen)

Ausführung weiterer Empfangsaufgaben wie Ablage, Kopieren usw.

Führung aktueller Aufzeichnungen über Bürokosten und Ausgaben

Aktualisierung von Logbüchern und Akten

Administrative Aufgaben, Erstellung von Excel-Tabellen

Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder in einem ähnlichen Bereich

Mindestens 2–5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Zoll, Import und/oder Export

Serviceorientierte Arbeitsweise

Selbstständige Arbeitsweise und hohes Engagement

Sprachen: Deutsch und Englisch